Vinkkejä HR-käytäntöihin – Osa 4: Työntekijän varoittaminen
Varoittamisvelvollisuus
Työsopimuslaissa säädetään työntekijälle annettavasta varoituksesta. Varoituksenantovelvollisuus liittyy työntekijän henkilöön liittyviin irtisanomisperusteisiin eli niin sanottuihin individuaaliperusteisiin.
Milloin ja miksi työntekijälle on annettava varoitus?
Työsopimuslain mukaan työntekijää, joka on laiminlyönyt työsuhteesta johtuvien velvollisuuksiensa täyttämisen tai rikkonut niitä, ei saa irtisanoa ennen kuin hänelle on varoituksella annettu mahdollisuus korjata menettelynsä. Varoitus voidaan joutua antamaan, jos työntekijä esimerkiksi laiminlyö työtehtäviään, on luvatta poissa, käyttäytyy sopimattomasti tai jättää työnantajan määräyksiä noudattamatta.
Työsopimuslain 7 luvun 3 §:n 3 momentin mukaan:
”Työntekijää, joka on laiminlyönyt työsuhteesta johtuvien velvollisuuksiensa täyttämisen tai rikkonut niitä, ei kuitenkaan saa irtisanoa ennen kuin hänelle on varoituksella annettu mahdollisuus korjata menettelynsä.”
Varoituksen tarkoitus on muun muassa:
- kertoa työntekijälle, että hän on laiminlyönyt työsuhteesta johtuvia velvollisuuksiaan tai rikkonut niitä,
- kertoa työntekijälle, miten hän on työsuhteesta johtuvia velvollisuuksiaan rikkonut tai laiminlyönyt,
- kertoa mitä voi seurata, jos kyseinen rikkomus tai laiminlyönti toistuu ja
- antaa työntekijälle mahdollisuus korjata menettelynsä.
Varoituksen syy ratkaisee sen, mitä varoitukseen kirjataan. Kirjallisen varoituksen syyt käydään tarkemmin läpi työntekijän kanssa varoituksenannon yhteydessä. Samalla työntekijää ohjeistetaan tarvittavilta osin toimimaan jatkossa oikein.
Muuta huomioon otettavaa
Työsuhdetta ei päätetä silloin kun työntekijälle annetaan varoitus, koska varoituksen tarkoitus on nimenomaisesti antaa työntekijälle mahdollisuus korjata menettelynsä. Varoituksen antamisen jälkeen työntekijällä pitää olla tosiasiallinen mahdollisuus korjata menettelynsä.
Lisäksi on huomioitava, että jos työpaikalla on tapana esimerkiksi huomauttaa työntekijää tietynlaisesta rikkeestä ennen työsopimuslain mukaisen varoituksen antamista, työnantajan on kohdeltava työntekijöitä samanlaisissa tilanteissa keskenään tasapuolisesti.
Varoitus on lähtökohtaisesti annettava mahdollisimman pian sen jälkeen, kun työnantaja saa tiedon varoituksen antamisen perusteesta, esimerkiksi siitä, että työntekijä on laiminlyönyt työtehtäviään.
Poikkeus varoituksenantovelvollisuudesta
Joskus työnantajalla voi olla työsopimuslain mukaan oikeus poikkeuksellisesti irtisanoa työsuhde työntekijän henkilöön liittyvällä perusteella myös ilman varoitusta. Työsopimuslain mukaan 7 luvun 2 §:n 4 momentin mukaan.
”Jos irtisanomisen perusteena on niin vakava työsuhteeseen liittyvä rikkomus, että työnantajalta ei voida kohtuudella edellyttää sopimussuhteen jatkamista, ei 3 ja 4 momentissa säädettyä tarvitse noudattaa.”
Työnantajan täytyy tapauskohtaisesti arvioida, onko kyse tilanteesta, jossa varoitusta ei tarvitse antaa ja työnantajalla on kokonaisuutena arvioiden mahdollisuus päättää työsopimus ilman varoitusta. Arvioinnissa otetaan tilanteen mukaan huomioon esimerkiksi rikkeen vakavuus, onko työntekijä menetellyt tahallisesti vai vain huolimattomasti ja minkälainen asema työntekijällä on työnantajan organisaatiossa. Kyse on lain ja oikeuskäytännön mukaan kokonaisharkinnasta. Näissä tilanteissa on kyse siitä, että irtisanomisen perusteena on niin vakava työsuhteeseen liittyvä rikkomus, ettei työnantajalta voida kohtuudella edellyttää, että työntekijälle annettaisiin ennen työsuhteen päättämistä varoitusta.
Rikkomusten tai laiminlyöntien toistuminen varoituksen jälkeen
Laiminlyönnin tai rikkeen toistuessa varoituksesta huolimatta työnantajan on arvioitava, onko kyse kokonaisuutena arvioituna tilanteesta, jossa työnantajalla on työsopimuslain mukaan oikeus päättää työsuhde. Työnantajan on arvioitava, muun muassa, onko harkittavalla irtisanomisperusteella asiallinen yhteys asiasta aiemmin annettuun varoitukseen. Aiemmin annetun varoituksen täytyy pääsääntöisesti liittyä jollain tavalla irtisanomisen perusteeseen.
Työnantaja voi yleensä vedota varoitukseen vain, jos se on annettu samantyyppisestä syystä kuin minkä vuoksi työnantaja myöhemmin arvioi työsuhteen päättämistä. Jos varoitus on annettu esimerkiksi kilpailevasta toiminnasta ja työntekijä käyttäytyy myöhemmin toisella tavalla epäasiallisesti työpaikalla ja jälkimmäinen teko poikkeaa aiemmasta, voi olla, että työntekijälle täytyy antaa uusi varoitus uudesta rikkeestä. Irtisanomisperusteen täyttymistä harkittaessa kyse on kuitenkin kokonaisarvioinnista ja uusi teko voi olla myös niin vakava, että varoitusta ei enää tarvitse antaa.
Työsopimuslaissa ei säädetä varoitukselle voimassaoloaikaa. Aiemmalla varoituksella on sitä suurempi painoarvo mitä vähemmän sen antamisesta on aikaa. Jos varoitus annetaan esimerkiksi seikoista, joita työntekijä ei voi korjata hetkessä, hänelle täytyy antaa mahdollisuus korjata menettelynsä. Oikeuskäytännön mukaan työnantaja on voinut joskus vedota yli vuodenkin vanhaan varoitukseen. Arvio varoituksen voimassaolosta on kuitenkin tehtävä tapauskohtaisesti riippuen esimerkiksi rikkomusten vakavuudesta ja kokonaistilanteesta.
Varoituksen muoto
Varoitukselle ei säädetä työsopimuslaissa määrämuotoa, joten se voidaan antaa joko suullisesti tai kirjallisesti. Myöhempien todisteluongelmien välttämiseksi varoitus on kuitenkin käytännössä syytä antaa kirjallisesti. Työnantajan kannattaa jättää itselleen varoituksesta kopio. Jos työntekijä ei allekirjoita varoitusta, joku todistaja voi työnantajan lisäksi allekirjoittaa varoituksen. Allekirjoituksilla vahvistetaan se, että työntekijä on saanut varoituksen tiedoksi.
Työnantaja arvioi laiminlyönnin tai rikkomuksen luonne huomioon ottaen, mitä varoitukseen kirjataan. Jotta varoitus olisi työsopimuslaissa tarkoitettu varoitus, antamisen syy on kirjattava selvästi. Lisäksi varoitukseen on kirjattava työsuhteen päättämisuhka työntekijän menettelyn toistuessa.
