Vinkkejä HR-käytäntöihin – Osa 2: Työhaastattelu
Mitä työhaastattelussa saa kysyä?
Rekrytoinnit ovat yrityksille ja yhteisöille tärkeitä prosesseja – niihin käytetään usein runsaasti sekä aikaa että rahaa. Tavoitteena on löytää työtehtävän ja työyhteisön kannalta paras mahdollinen kandidaatti. Jokaisen rekrytointiprosessiin kuuluvan vaiheen, mukaan lukien työhaastattelu, merkitys on siten olennainen.
Työhaastattelu herättää tyypillisesti työnantajissa pohdintoja, mitä siellä saa kysyä ja minkälaisia tietoja työntekijästä on mahdollista kerätä. Onko työhaastattelun kysymysten osalta syytä pysyä korostuneen tiukasti asialinjalla vai sopiiko tiedustella esimerkiksi hakijan harrastuksista? Entä perheestä? Olennaista on alkuun tiedostaa muutama keskeinen asia aihetta sääntelevästä juridiikasta.
Henkilötietojen käsittely koskee kirjallisia tietoja
Laissa yksityisyyden suojasta työelämässä säädetään, että työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin taikka johtuvat työtehtävien erityisluonteesta. Tarpeellisuusvaatimuksesta ei voida poiketa edes työntekijän suostumuksella. Lisäksi kyseinen laki edellyttää, että työnantajan on kerättävä työntekijää koskevat henkilötiedot ensi sijassa työntekijältä itseltään. Jos työnantaja kerää henkilötietoja muualta kuin työntekijältä itseltään, työntekijältä on hankittava suostumus tietojen keräämiseen.
EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkia tietoja, jotka ovat tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja. Henkilötietona pidetään siis sellaisia tietoja, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa välillisesti tai suoraan. Henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi, puhelinnumero tai kotiosoite. Henkilötiedon osalta on syytä huomioida, että henkilötiedosta puhuttaessa tarkoitetaan tietoa, joka sijaitsee jollakin alustalla. Tällä tarkoitetaan sitä, että tieto on esimerkiksi painettuna paperille tai se on tallennettuna tietokoneen muistille.
Työhaastattelussa esitettävien kysymysten osalta on siis tärkeää mieltää se peruslähtökohta, että työnantaja saa ensinnäkin käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja ja että henkilötiedolla tarkoitetaan jollekin alustalle – esimerkiksi tietokoneen ohjelmaan tai vaikka muistikirjaan – tallennettua tietoa. Tämän vuoksi, mikäli kyse on suullisesti käytävästä keskustelusta ja esimerkiksi tilanteesta, jossa työnantaja työhaastattelussa keskustelee työnhakijan kanssa, ei laki käytännössä aseta esteitä sille, mitä työnantaja voi tällöin kysyä. On kuitenkin huomioitava, että asia muuttuu välittömästi, mikäli työnantaja tallettaa haastattelussa saamiaan tietoja rekistereihinsä. Tällöin työnantajaa velvoittaa yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain säännökset kuten esimerkiksi tarpeellisuusvaatimus. Rekistereihin on mahdollista tallettaa ainoastaan tietoja, jotka ovat työsuhteen kannalta tarpeellisia.
Vältä riskit keskittymällä olennaiseen!
Suullisia keskusteluja voidaan siis käydä työhaastattelussa hyvinkin vapaasti, mutta luonnollisestikin työnantajan on syytä pitää mielessä, että työhön liittymätön asia ei saa vaikuttaa varsinaiseen valintapäätökseen. Esimerkiksi jos työnantaja jättäisi henkilön valitsematta tämän perhetilanteen vuoksi, menettelisi työnantaja syrjivästi. Vaikka henkilöä ei jätettäisi valitsematta perhetilanteen vuoksi, vaan jonkun muun aidosti työhön liittyvän syyn perusteella, voi syrjintäolettama syntyä, mikäli valitsematta jääneen työntekijän kanssa on haastattelussa käyty keskusteluja perhetilanteeseen liittyen. Jotta mahdollisilta syrjintäväitteiltä vältyttäisiin, on työnantajan hyvä miettiä tarkkaan, minkälaisia kysymyksiä työntekijälle haastattelussa esitetään.
9.5.2022
Ota yhteyttä
